Případové studie

ENERGO pro moderní výrobu tepelné energie

Společnost TEDOM ENERGO s.r.o. je významnou teplárenskou společností v České Republice. Zabývá se prodejem, výrobou a distribucí tepelné energie a elektřiny. Ve výběrovém řízení si jako dodavatele informačního systému vybrala společnost PC HELP, a.s. s řešením Helios Orange a především oblastí ENERGO. Helios Orange je technologicky vyspělý informační systém pokrývající všechny firemní procesy, běžné i vysoce specializované. ENERGO je branžové řešení systému Helios Orange a umožňuje podrobné sledování celého procesu zpracovávání dat, od odpočtu stavu měřičů až po fakturaci odběratelům na základě smluv, včetně vyhodnocování jednotlivých fází procesu a kalkulací.

Výchozí stav

Pro řízení tepelného hospodářství vedla společnost TEDOM ENERGO rozsáhlou evidenci v MS Excel. Tento způsob řízení firemních procesů byl zpočátku dostačující a společnosti sloužil k plné spokojenosti. S rostoucím rozvojem a stále se zvyšujícím objemem dat se však pomalu stával nevyhovujícím. MS Excel neumožňoval propojení na fakturaci, složitější reporty se řešily zdlouhavě a obtížně. Informace byly uložené v různých zdrojích a ne vždy se dařilo zabezpečit aktuálnost a konzistenci dat. To přimělo společnost TEDOM ENERGO začít hledat nové řešení.

Cíle a požadavky

Hlavním cílem TEDOM ENERGO bylo nahradit stávající MS Excel sofistikovaným systémem tak,
aby splňoval dosavadní požadavky na provoz tepelného hospodářství a zároveň byl plně propojený především s ekonomickými moduly. Od tohoto propojení očekávala společnost výrazné snížení pracnosti a eliminaci rizika spojeného s omezenými vlastnostmi MS Excel.

Požadavky zákazníka

• Možnost definování vlastních uživatelských křivek odběrů
  
• Průběžné sledování odběrů a porovnávání se smluvními objemy
  
• Osazení měřícího místa virtuálním měřícím přístrojem
  
• Plánované odběry (fyzikální veličiny)
  
• Zjednodušené zadávání výměny měřících přístrojů
  
• Možnost zadání míry inflace
  
• Jednoznačné označení měřících míst - štítky
  
• Vyhodnocování dle vlastních definovaných sestav
  
• Přístup do systému a k různým druhům informacím podle rolí a individuálních práv uživatelů,
  možnost dočasného omezení

Řešení

Projekt implementace byl rozdělen do tří hlavních fází.

V první fázi projektu proběhla předimplementační analýza, která posloužila na jedné straně dodavateli k poznání potřeb a specifik TEDOM ENERGO a na druhé straně k podrobnějšímu seznámení zákazníka se systémem, jeho vlastnostmi a možnostmi. Výsledkem této analýzy byl důkladně zpracovaný dokument, který stanovil konkrétní podobu budoucího řešení. Kromě očekávaného přínosu v podobě vymezení požadavků na systém přinesla analýza zákazníkovi i příležitost pro komplexní zrevidování všech svých firemních procesů. Díky možnostem nového systému a jeho technologie tak mohla společnost některé své procesy i upravit a zefektivnit.

V druhé fázi projektu byly nasazeny moduly oblasti ENERGO a v poslední, třetí, fázi projektu se naimplementovaly ostatní moduly/oblasti informačního systému - ekonomika, skladové hospodářství, obchod, doprava a CRM. Toto pořadí bylo zvoleno na přání zákazníka, který kladl důraz především na ENERGO, zatím co ostatní procesy měly být v co největší míře přizpůsobeny spolupráci s touto oblastí.

Charakteristika ENERGO

• Obchodní případy, smlouvy
  
• Evidence měřicích míst, měřidel, dimenzí měřidel
  
• Sledování naměřených hodnot, jejich odvozené přepočty a kontroly
  
• Propojovací a hodnotící vazby (organizační struktura firmy, seznam propojovacích sítí, propojovací a nákladová schémata)
  
• Technologické objekty, jejich pravidelné akce, provozní deníky
  
• Ceníky energií a služeb s více úrovněmi a volitelnou časovou platností
  
• Platební kalendáře (zálohové listy), cenové dodatky smluv
  
• Zpracování a hromadné generování nedaňových a daňových záloh, dílčích plnění a výsledných vyúčtování (s vazbou na naměřené hodnoty)
  
• Hromadné automatické párování přijatých plateb (banka, pokladna, SIPO)
  
• Sledování salda nezaplacených záloh a salda vystavených faktur
  
• Hodnocení účinností a nákladů v systému dodávky energií
  
• Výpočet hodnot ke kalkulačnímu datu, výpočet fakturačních hodnot k datu fakturace
  

Hlavním cílem projektu bylo snížení pracnosti. To se podařilo zabezpečit. Oblast ENERGO je součástí systému Helios Orange (tvoří jeden technologický celek), jsou tedy na rozdíl od mnohých pouze "napojených" řešení schopny vzájemně a efektivně komunikovat na jedné databázi. I proto je možné mnoho činností provádět automatizovaně a především u opakujících se úkonů a v kontrolách provozních agend (naměřené hodnoty, smlouvy, vyúčtování, kalkulace, práce s objekty, apod.) se významně ušetří čas uživatelům systému.